In de zorg gaat meer dan 30 procent van de tijd op aan het systeem in plaats van naar de cliënt. Bij jou weet niemand precies hoeveel het is. Na zestien korte vragen over je laatste dienst wel.
Voorbeelduitslag van één teamzo ziet het eruit als jouw organisatie de scan doet
Het begint bij tijd
De uren die je aan het scherm kwijt bent, had je thuis kunnen zijn. Je geeft je tijd aan een organisatie, en wie daar leiding geeft bepaalt mee waar die tijd heen gaat.
Zo ziet zo'n week eruit: anderhalve dag van de vijf gaat naar het systeem.
Herken je dit
Toch begint je dienst bij een scherm, en eindigt hij daar ook.
De paradox
We zijn gestopt met pen en papier omdat het simpeler zou worden. Dingen beginnen simpel en eindigen ingewikkeld, en dat is precies wat er gebeurd is.
Een zorgmedewerker werkt met een stuk of zeven systemen: het dossier, het rooster, de medicatie, het portaal, intranet. Dat klinkt te overzien. En toch is opnieuw moeten inloggen de ergernis nummer één op de werkvloer.
Ictivity 2019, ruim 500 medewerkers in VVT, gehandicaptenzorg en GGZToch daalde de arbeidsproductiviteit in Nederland in 2024 en staat hij sindsdien stil. De groei zakt al 50 jaar, precies de 50 jaar waarin er steeds meer techniek bij kwam.
CBS, 20254 op de 10 zorgmedewerkers voert dezelfde gegevens twee keer in, en 53 procent maakt de rapportage in eigen tijd af. Die uren telt niemand, want ze vallen na de dienst.
V&VNSchematisch. Bronnen: Okta 2025, CBS 2025.
Wie werkt voor wie
Als een zwaan: één scherm, één keer inloggen, en alleen wat je voor deze dienst nodig hebt. Meer ziet een zorgmedewerker niet.
Dossier, rooster, medicatie, HR, portaal. Ze mogen er allemaal zijn, als ze maar niet meer bovenkomen om iets van jou te vragen.
Het gaat dus niet om minder klikken maar om samenhang. Met AI kunnen systemen eindelijk echt voor je gaan werken, alleen vraagt dat een andere aanpak. Wordt AI het volgende losse systeem, dan verandert er niets.
De Simplification Score
Het CBS kwam in 2025 uit op 31 procent administratie, en de zorg zegt zelf al jaren dat het naar 20 kan. Alleen kon niemand het per dienst meten, dus bleef het bij roepen. Nu is er één getal, van 0 tot 100, en hoger is beter.
De score is 100 min het percentage van de tijd dat je voor het systeem werkt. De streep op 80 is de standaard: daarboven gaat er hooguit 20 procent van je tijd naar het systeem. Elke organisatie, elk team en elke dienst kan zich hieraan meten.
Zit je erboven, dan mag je dat laten zien. Zit je eronder, dan weet je nu waar het zit.
Je vult zestien korte vragen in over je laatste dienst. Daar komt één getal uit: het deel van je tijd dat naar het systeem ging in plaats van naar de cliënt.
Score = 100 min jouw percentage voor het systeem
Vanaf twintig collega's krijg je de score van je organisatie, met de benchmark van je branche.
Bekijk een voorbeeldrapport — zo ziet de uitslag eruit.
Voor wie doorvraagt
Een norm die niet uitlegt waar hij vandaan komt is een slogan. Dus: dit is de herkomst, dit zijn de grenzen van de meting, en dit is wie hier allemaal belang bij heeft.
Het CBS mat in 2025 31 procent administratie in de zorg. Berenschot kwam in de langdurige zorg op 34 procent, en noemde 23 procent acceptabel. "Ontregel de zorg" en de beroepsverenigingen houden al jaren een vijfde aan als het punt waarop het werk weer past. Twintig procent is dus geen gemeten gemiddelde, maar het getal waar de zorg zelf al naar wijst.
Het is dus een doel, geen gemeten gemiddelde en geen wettelijke eis. Wij hebben hem scherp gezet op een vijfde omdat een getal dat niemand haalt niemand stuurt, en een getal dat iedereen haalt niets zegt.
Je telt zes soorten momenten op uit je eigen dienst: hoe vaak, en hoe lang. Dat is zelfrapportage, en zelfrapportage over tijd is dichter bij de waarheid als je het per moment vraagt dan als je in een keer vraagt hoeveel tijd je kwijt bent. Vandaar zestien vragen in plaats van een.
De zes momenten kunnen elkaar overlappen. Wachten terwijl je vastlegt is allebei, en wij vragen je dat zelf uit elkaar te houden. We zetten daar twee dingen tegenover: je leest vooraf dat elke minuut maar een keer telt, en het totaal kan nooit boven je eigen dienst uitkomen. Een dienst waarin het totaal daar toch tegenaan loopt telt niet mee in de organisatiescore.
Wat eruit komt is dus een onderbouwde schatting van de omvang, geen stopwatch. Voor sturen is dat genoeg; voor een declaratie niet.
Wij stellen de norm, wij doen de meting, wij verkopen een werkplek die deze tijd kleiner moet maken, en wij geven het keurmerk uit. Dat zijn vier petten op een hoofd, en dat moet je weten voor je het getal gebruikt.
Wat we ertegenover zetten: de zestien vragen en de rekensom staan er open bij, dus je kunt zelf nakijken of het klopt. De score gaat over zes soorten momenten, niet over een product. En de vergelijking met je branche komt uit de metingen zelf, niet uit een schatting van ons.
Waar de tijd heen gaat
Inloggen, invullen, zoeken, gestoord worden, wachten, en weer wennen aan een nieuwe versie. Alles wat een systeem van je vraagt is één van deze zes. De rest is gewoon je werk.
"Dit heb ik in het dossier al ingevuld."
Erin stoppen: dubbel registreren, overtypen, verantwoorden"Hij laadt. En mevrouw zit te wachten."
Erop wachten: opstarten, laden, storing, bereik"Waar staat dat protocol ook alweer?"
Eruit halen: zoeken, navragen, mailen"Weer een melding die niet over mijn cliënt gaat."
Eruit gehaald worden: meldingen, berichten, piepers"Het zit sinds gisteren ergens anders."
Eraan wennen: nieuwe versies, instellen, collega's helpen"Wachtwoord van het portaal. Weer."
Erin en eruit komen: inloggen, MFA, rechtenDe verhouding in deze balkjes is een illustratie op basis van de bronnen hieronder, geen meting. Zodra er genoeg scans zijn ingevuld vervangen we hem door de echte verdeling. Bronnen achter de zes factoren: CBS 2025, Nivel 2023, Berenschot 2025, V&VN, Ictivity, Digivaardig in de zorg 2025, KLAS 2022.
Wat je krijgt
Jouw getal
Als percentage, en als minuten per dienst. Naast de standaard, zodat je weet waar je staat.
Waar het zit
Bij de één zit het in het wachten, bij de ander in het dubbel rapporteren. Je ziet meteen wat het meest oplevert.
Je organisatie
Plus de benchmark van je branche: VVT, ziekenhuis, gehandicaptenzorg, GGZ of thuiszorg. Een getal waar je op kunt sturen, in plaats van een gevoel.
Reken op tien minuten, en dan weet je hoeveel van je tijd terug kan naar de cliënt. Je hoeft geen account te maken en er belt niemand je na.
Voor bestuurders en managers
Administratielast was een gevoel. Nu is het een getal per team, en daarmee rol je niets meer uit voordat het voor mensen klopt.
Zit je op 31% waar 20% haalbaar is, dan gaat er per medewerker zo'n 50 minuten per dienst naar het systeem die er niet heen hoeft. Dat levert geen euro op, want die mensen betaal je toch. Het levert handen op, en die zijn nergens te koop.
Voordat je begint
Zestien vragen aan je mensen over hun werk. Dit is wat we bewaren, wie wat ziet, en hoe je het weghaalt.
De antwoorden, bij welke organisatie en welk team ze horen, en wanneer ze zijn ingevuld. Geen naam en geen e-mailadres: we vragen er niet naar, dus we hebben het niet. Een IP-adres slaan we niet op bij de meting. Onze hosting houdt, net als elke website, kort een technisch logboek bij; dat logboek staat los van de antwoorden en is er niet aan te koppelen.
Eén uitzondering, en die noemen we liever zelf: onderaan zijn eigen rapport kan een invuller zijn adres intypen om dat rapport naar zichzelf te mailen. Dat adres gaat naar onze mailleverancier om die ene mail te versturen en komt niet in de database. Het staat dus nergens naast een antwoord, en jullie krijgen het niet te zien.
Er staat dus geen naam bij. In een heel klein team kan een antwoord alsnog ergens naar wijzen, en daar zijn de twee grenzen hieronder voor.
Gemiddelden, nooit één invuller. Jullie score vanaf twintig invullers, een team vanaf tien.
Tien en geen vijf, omdat jij bepaalt wie er in een team zit. Bij vijf mensen die je bij naam kent is een gemiddelde nog steeds een uitspraak over die vijf. Zet een team daarom niet kleiner op dan vijftien mensen, dan houdt de grens ook stand als niet iedereen invult.
En de cijfers bewegen per vijf. Wie als zesde invult telt pas mee bij de tiende, want anders is die zesde uit het verschil terug te rekenen en is vijf geen grens maar een vertraging. Dat zit in de database, niet in de pagina, dus het geldt ook voor wie de server rechtstreeks bevraagt.
Jouw overzicht is één link met een sleutel erin, zonder inlog. Wie hem heeft, ziet jullie cijfers; bewaar hem dus zoals je een wachtwoord bewaart.
Een teamleider hoeft die link niet te krijgen. Elk team heeft een eigen link met een eigen sleutel, en daarmee ziet hij alleen zijn team en het gemiddelde van de organisatie. Geen enkel ander team, en die sleutel leidt ook niet naar die van jou.
Bij ons kunnen de mensen die aan de scan werken erbij, achter een wachtwoord, en zij zien hetzelfde als jij plus de losse antwoorden. Zonder naam, want die is er niet. De gegevens staan in Frankfurt.
Jullie bepalen of jullie naam ergens bij staat. Het keurmerk en de jaarlijkse lijst gaan alleen over organisaties die daar zelf ja op zeggen; zonder dat ja noemen we jullie nergens.
Jullie score telt wel mee in het gemiddelde van de branche, zonder naam erbij, want dat gemiddelde is precies wat de scan iedereen teruggeeft.
Eén mail, en jullie organisatie is weg met alles wat er is ingevuld. Bij ons is dat een knop en geen procedure, dus het gebeurt dezelfde werkdag en je krijgt bericht als het klaar is.
Het keurmerk
Organisaties met een Simplification Score van 80 of hoger voeren dit teken op hun site, in hun vacatures en in hun jaarverslag. Hier werkt het systeem voor de mensen. En elk jaar op de Experience Day: de 25 zorgorganisaties met de hoogste score.